Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług noclegowych i restauracyjnych podczas Konferencji Naukowej Instytutu Zarządzania Politechniki Łódzkiej 2024

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Politechnika Łódzka

1.3.) Oddział zamawiającego: Wydział Organizacji i Zarządzania

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001583

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Wólczańska 221

1.5.2.) Miejscowość: Łódź

1.5.3.) Kod pocztowy: 93-005

1.5.4.) Województwo: łódzkie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL711 - Miasto Łódź

1.5.7.) Numer telefonu: 0048 42 631 37 52

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: malgorzata.michalak@p.lodz.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://woiz.p.lodz.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług noclegowych i restauracyjnych podczas Konferencji Naukowej Instytutu Zarządzania Politechniki Łódzkiej 2024

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-fc58d463-76fc-11ee-a60c-9ec5599dddc1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00468802

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-10-30

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00460612/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Świadczenie usług noclegowych i restauracyjnych podczas Konferencji Naukowej Instytutu Zarządzania Politechniki Łódzkiej 2024

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://plodz.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Komunikacja przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Platforma dostępna pod adresem: https://plodz.ezamawiajacy.pl zakładka „Korespondencja”.;Zamawiający nie będzie udzielał odpowiedzi na pytania lub rozpatrywał wniosków dotyczących czynności podejmowanych w postępowaniu lub innych pism Wykonawców, jeżeli wnioski te lub pisma zostaną złożone w inny sposób niż za pośrednictwem Platformy.Wykonawcy powinni posługiwać się numerem przedmiotowego postępowania.Rejestracja i korzystanie z Platformy jest bezpłatne.Zgłoszenie wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Politechniki Łódzkiej https://plodz.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet lub https://oneplace.marketplanet.pl.Wykonawca wybierając „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl. Wykonawca zakłada konto wykonując proces rejestracyjny; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika „Zarejestruj się”, następnie postępuje zgodnie z poleceniami Platformy. Rejestracja następuje poprzez: a) kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub b) jeżeli użytkownik nie skontaktuje się telefonicznie. Konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych.Po założeniu konta Wykonawca może złożyć ofertę. Dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego jako:dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAdES; dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem-Wykonawca będzie zobowiązany załączyć prócz podpisanego dokumentu oddzielny plik z podpisem.Zamawiający, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie tj.:Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s; Komputer klasy PC lub MAC, o konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje; Dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0; Włączona JavaScript;Program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp,doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg,wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip,tar,gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng,xsl, xslt, TSL,XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc;Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.: Plik załączony na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8.Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert;Czas odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu;Wykonawca po upływie terminu składania ofert nie może dokonać zmiany ani wycofać oferty; Datą złożenia dokumentu,jest data ich wysłania za pośrednictwem zakładki „Korespondencja”. System powiadamia Wykonawcę na adres email podany przy zakładaniu konta na Platformie, o korespondencji wysłanej przez Zamawiającego do Wykonawcy.W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy,Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Platforma zakupowa Politechniki Łódzkiej tel. +48 22 2572223 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00) email:oneplace@marketplanet.pl. Szczegółowe informacje dot.formy składanych dokumentów zostały określone w rozdziale XVI. Oraz rozdziale X. SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Informacja zawarta w SWZ w ROZDZIALE XXVIII. KLAUZULA INFORMACYJNA

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Informacja zawarta w SWZ w ROZDZIALE XXVIII. KLAUZULA INFORMACYJNA

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/W8/262/2023/10/1

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług noclegowych, restauracyjnych oraz konferencyjnych dla 120 osób - uczestników Konferencji Naukowej 2024, organizowanej przez Instytutu Zarządzania Wydziału Organizacji i Zarządzania Politechniki Łódzkiej (Konferencja Naukowa) wraz z zapewnieniem sali szkoleniowej dla co najmniej 120 osób – uczestników konferencji. Obiekt o standardzie minimum 4*, zlokalizowany w Powiecie Puckim na terenie województwa Pomorskiego.
Z uwagi na fakt, iż część uczestników konferencji korzystać będzie z transportu publicznego wymaga się, aby lokalizacja obiektu, w którym zakwaterowani będą uczestnicy, znajdowała się w niedalekim sąsiedztwie tj. w maksymalnej odległości
1 km od stacji kolejowej/autobusowej, z której i na którą regularnie kursują pociągi na trasie Jastarnia – Polska Centralna – Jastarnia (odległość liczona jak dla trasy pieszej według Google Maps – odległość miejsca zakwaterowania uczestników od dworca kolejowego/autobusowego stanowi jedno z kryteriów oceny ofert opisane w Rozdziale XXI SWZ „Opis kryteriów, którymi Zmawiający kierował się będzie przy wyborze oferty”). Ponadto obiekt powinien posiadać zaplecze noclegowe oraz gastronomiczne umożliwiające zwiększenie zamówienia na zakwaterowanie i/lub wyżywienie dodatkowych 30 osób, w przypadku zgłoszenia się większej liczby uczestników (prawo opcji, o którym mowa w Rozdziale II.e Specyfikacji Warunków Zamówienia). Dodatkowo niezależnie od potencjału obiektu do zakwaterowania i/lub wyżywienia zwiększonej o 30 osób liczby uczestników konferencji, o czym mowa w zdaniu poprzednim, wymaga się, aby miejsce realizacji przedmiotu zamówienia umożliwiało jego zwiększenie o dodatkowe 20% wartości zamówienia podstawowego, liczone niezależnie od prawa opcji ilościowego, o czym mowa w Rozdziale II.e SWZ. Niezbędne będą również dostępne miejsca parkingowe samochodowe dla minimum 60 samochodów, należących do uczestników konferencji, z możliwością zwiększenia dostępności miejsc do 80 samochodów, w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, o którym mowa powyżej.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia z podziałem na części znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2024-05-21 do 2024-05-24

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający przy wyborze oferty będzie kierował się następującymi kryteriami:
- cena ( C ) – 60 pkt.
- odległość miejsca zakwaterowania uczestników konferencji od dworca kolejowego/autobusowego (O) – 20 pkt.
- możliwość zapewnienia obiektu na wyłączność (W) – 20 pkt.
Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryteriach „cena, odległość miejsca zakwaterowania uczestników konferencji od dworca kolejowego/autobusowego, możliwość zapewnienia obiektu na wyłączność”
wynosi 100 pkt. Przyjmuje się, że w zakresie kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty 1% wagi kryterium = 1 pkt.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Odległość miejsca zakwaterowania uczestników konferencji od dworca kolejowego/autobusowego (O)

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Możliwość zapewnienia restauracji na wyłączność podczas uroczystej kolacji w dniu 22.05.2024 r. (W)

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W przypadku Wykonawcy którego oferta została najwyżej oceniona: NIE DOTYCZY – Zamawiający nie wymaga przedłożenia przez Wykonawcę podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw wykluczenia Wykonawcy z niniejszego postępowania. Weryfikacja braku podstaw wykluczenia Wykonawcy nastąpi na podstawie oświadczenia składanego wraz z ofertą, zgodnie z art. 125 ust. 1 Ustawy Pzp. -W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 Ustawy Pzp, dotyczące wykazania braku podstaw wykluczenia składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia w postępowaniu -Zgodnie z art. 117 ust. 4 Ustawy Pzp, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. -Zgodnie z art. 445 ust. 1 Ustawy Pzp, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. -W przypadku Wykonawców wykonujących działalność w formie spółki cywilnej postanowienia dot. oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia stosuje się odpowiednio. -Zgodnie z art. 58 ust. 5 Ustawy Pzp, zapisy SWZ dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. - W przypadku podmiotów na zasobach, których Wykonawca polega oświadczenie/a w trybie art. 125 ust. 1 Ustawy Pzp, potwierdzające brak podstaw wykluczenia z postępowania, sporządzone na wzorze stanowiącym Załącznik nr 2a do SWZ - oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym o ile wykonawca polega na zasobach innych podmiotów (jeżeli dotyczy),

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Nie dotyczy - Zamawiający nie precyzuje warunków udziału w postępowaniu

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-11-08 09:30

8.2.) Miejsce składania ofert: za pośrednictwem Platformy pod adresem: https:/plodz.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-11-08 09:40

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-12-07

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE